AI Automation & Agents — Regulamin usługi
Ostatnia aktualizacja: czerwiec 2026
Wersja robocza — niniejszy regulamin oczekuje na weryfikację prawną i może ulec zmianie.
1. Informacje ogólne, strony i zakres
Niniejszy Regulamin reguluje usługę AI Automation & Agents świadczoną przez Eryka Czekalskiego, działającego pod marką Cognitra Studio, zamieszkałego w Gliwicach (adres: Górne Wały 23b/29, 44-100 Gliwice; e-mail: cognitra.adm@gmail.com) ("Usługodawca") na rzecz klienta wskazanego w zamówieniu lub zleceniu ("Klient"). Usługa obejmuje projektowanie, konfigurację i wdrożenie chatbotów, automatyzacji oraz agentów AI zintegrowanych z istniejącymi narzędziami Klienta, takimi jak kanały komunikacyjne, platformy workflow (np. n8n) oraz zewnętrzni dostawcy modeli AI. Regulamin obowiązuje łącznie z każdą podpisaną wyceną, zamówieniem lub zleceniem ("SOW"); w razie sprzeczności dla danego projektu rozstrzyga SOW. Jest to dokument roboczy przeznaczony do weryfikacji przez radcę prawnego Klienta przed podpisaniem.
2. Usługi i rezultaty prac
Usługodawca projektuje, buduje i konfiguruje konwersacyjne chatboty, zautomatyzowane przepływy pracy oraz agentów AI łączących istniejące systemy Klienta, na przykład kanały komunikacyjne (takie jak czat na stronie, WhatsApp, Messenger czy Slack), platformy automatyzacji (takie jak n8n) oraz dostawców modeli językowych. Typowe rezultaty obejmują przepływy automatyzacji i ich konfigurację, prompty i logikę agentów, łączniki integracyjne i webhooki, środowisko testowe oraz zwięzłą dokumentację przekazania opisującą działanie i utrzymanie rozwiązania. O ile SOW nie stanowi wyraźnie inaczej, zlecenie nie obejmuje stałego monitoringu, działania 24/7, płatnych kredytów na użycie modeli/API, moderacji treści ani gwarancji dokładności AI, które mogą być oferowane odrębnie w ramach wsparcia lub abonamentu. Dokładny zakres, integracje i rezultaty dla każdego zlecenia określa właściwy SOW.
3. Proces realizacji, zmiany zakresu i terminy
Realizacja zlecenia przebiega zwykle przez fazę rozpoznania (mapowanie narzędzi Klienta i docelowych przepływów), budowę i konfigurację, wspólne testy oraz przekazanie do środowiska produkcyjnego. Terminy wskazane w SOW są szacunkami złożonymi w dobrej wierze i zależą od terminowego przekazywania informacji, dostępów i akceptacji przez Klienta; opóźnienia w tym zakresie odpowiednio wydłużają terminy. Każda zmiana uzgodnionego zakresu, integracji lub działania AI jest obsługiwana poprzez pisemne zlecenie zmiany, które przed rozpoczęciem prac może modyfikować wynagrodzenie i terminy. Ponieważ agenci AI i automatyzacje współpracują z działającymi systemami zewnętrznymi, Klient zobowiązuje się zweryfikować rozwiązanie w środowisku testowym przed jego uruchomieniem produkcyjnym.
4. Wynagrodzenie, wyceny i warunki płatności
Wynagrodzenie określa właściwy SOW i może mieć formę stałej ceny projektu, płatności etapowych albo stawki godzinowej/abonamentu, zgodnie z ustaleniami. Wyceny mają charakter niewiążących oszacowań; wiążącą ceną jest kwota wskazana w zaakceptowanym SOW, a prace wykraczające poza uzgodniony zakres są rozliczane w trybie zlecenia zmiany. O ile nie ustalono inaczej, rachunki są płatne w terminie [liczba] dni od daty wystawienia, przelewem bankowym. Usługodawca wystawia obecnie rachunki, a nie faktury VAT, i nie jest płatnikiem VAT, w związku z czym do wynagrodzenia nie dolicza się podatku VAT. Koszty podmiotów trzecich ponoszone bezpośrednio przez Klienta (takie jak użycie modeli/API AI, hosting czy subskrypcje platform) nie są wliczone w wynagrodzenie Usługodawcy; Usługodawca może wstrzymać prace przy zaległych rachunkach po uprzednim powiadomieniu. Za opóźnienie w płatności mogą być naliczane odsetki ustawowe zgodnie z prawem polskim.
5. Obowiązki Klienta i wymagane materiały
Klient zapewni terminowy dostęp do systemów podlegających integracji (na przykład dostęp administracyjny do kanałów komunikacyjnych, instancji n8n, kluczy API oraz kont u właściwych dostawców modeli), wraz z treściami, danymi, materiałami brandingowymi i regułami biznesowymi, którymi ma kierować się agent lub automatyzacja. Klient odpowiada za prawidłowość i zgodność z prawem dostarczanych materiałów oraz potwierdza, że posiada niezbędne prawa i zgody do ich udostępnienia i do połączenia odpowiednich kont. Klient wyznaczy osobę kontaktową upoważnioną do udzielania akceptacji i przekazywania uwag w rozsądnych terminach. W zakresie, w jakim Klient zachowuje kontrolę administracyjną nad własnymi kontami i platformami, pozostaje odpowiedzialny za ich bezpieczeństwo, dane uwierzytelniające oraz obowiązujące warunki subskrypcji.
6. Własność intelektualna i licencja na rezultaty
Pod warunkiem zapłaty całości należnego wynagrodzenia Usługodawca udziela Klientowi praw niezbędnych do korzystania z dedykowanych rezultatów wytworzonych w ramach zlecenia (takich jak konfiguracje automatyzacji, prompty agentów i logika integracji) na własne potrzeby biznesowe Klienta. Usługodawca zachowuje prawa do swojego wcześniejszego know-how, komponentów wielokrotnego użytku, szablonów i narzędzi wykorzystanych do budowy rozwiązania oraz udziela Klientowi niewyłącznej licencji na korzystanie z tych wbudowanych komponentów jako części dostarczonego rozwiązania. Oprogramowanie open-source i biblioteki podmiotów trzecich podlegają własnym licencjom, a wyniki modeli AI podlegają warunkom właściwego dostawcy modelu. Klient pozostaje właścicielem własnych treści, danych i znaków towarowych przekazanych Usługodawcy oraz udziela Usługodawcy ograniczonej licencji na ich wykorzystanie wyłącznie w celu świadczenia usługi.
7. Narzędzia, platformy i konta podmiotów trzecich
Usługa opiera się na platformach i dostawcach zewnętrznych, w tym kanałach komunikacyjnych, narzędziach automatyzacji takich jak n8n, dostawcach hostingu oraz dostawcach modeli/API AI, z których każdy podlega własnym warunkom, cennikowi i dostępności. Klient odpowiada za utrzymanie własnych kont i subskrypcji u tych dostawców oraz za wszelkie opłaty za użycie, opłaty za modele/API i limity, które oni nakładają. Usługodawca nie kontroluje tych podmiotów trzecich i nie ponosi odpowiedzialności za ich awarie, zmiany polityk, zmiany cen, filtrowanie treści ani wycofanie funkcji, które mogą wpłynąć na rozwiązanie. Jeżeli Usługodawca konfiguruje lub rekomenduje narzędzie w imieniu Klienta, czyni to w sposób przejrzysty, jednak warunki danego dostawcy nadal obowiązują w relacji między Klientem a tym dostawcą.
8. Gwarancje, wyłączenia i ograniczenie odpowiedzialności
Usługodawca gwarantuje, że usługa zostanie wykonana z profesjonalną starannością i zgodnie z uzgodnionym SOW, oraz nieodpłatnie usunie istotne wady rezultatów zgłoszone w terminie [liczba] dni od przekazania. Klient przyjmuje do wiadomości, że agenci AI i modele językowe mają charakter probabilistyczny i mogą generować niedokładne, niepełne lub nieoczekiwane wyniki; Usługodawca nie gwarantuje, że odpowiedzi AI będą wolne od błędów, zgodne z faktami ani przydatne do jakiejkolwiek konkretnej zautomatyzowanej decyzji, a Klient odpowiada za zapewnienie odpowiedniego nadzoru ludzkiego. W najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo polskie Usługodawca nie odpowiada za szkody pośrednie lub następcze, utracone korzyści, utratę danych ani straty wynikające ze zmian platform zewnętrznych lub wyników AI, a jego całkowita łączna odpowiedzialność za zlecenie jest ograniczona do wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta za to zlecenie. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.
9. Poufność i ochrona danych (RODO)
Każda ze stron zachowa w poufności niepubliczne informacje drugiej strony ujawnione w związku ze zleceniem i wykorzysta je wyłącznie w celu świadczenia lub odbioru usługi. Jeżeli Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta przy budowie lub obsłudze chatbotów, automatyzacji lub agentów AI, działa jako podmiot przetwarzający, a strony zawrą umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) na podstawie art. 28 RODO, określającą zakres, cele i środki bezpieczeństwa. Klient jako administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania, za informowanie osób, których dane dotyczą, oraz za zapewnienie, że dane przekazywane dostawcom modeli AI mogą być przez nich zgodnie z prawem przetwarzane, w tym za ewentualne przekazania poza EOG na właściwej podstawie prawnej. Każda ze stron zastosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe oraz bez zbędnej zwłoki powiadomi drugą stronę o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym zlecenia.
10. Czas trwania, rozwiązanie i okres po zakończeniu
Regulamin obowiązuje przez czas trwania zlecenia określony w SOW, a wszelkie stałe wsparcie lub abonament trwają do rozwiązania zgodnie z określonym w nich okresem wypowiedzenia. Każda ze stron może rozwiązać umowę z powodu istotnego naruszenia nieusuniętego w terminie [liczba] dni od pisemnego wezwania, a Klient zapłaci za wszystkie prace wykonane i odebrane do dnia rozwiązania. Z chwilą rozwiązania Usługodawca przekaże ukończone i opłacone rezultaty oraz, na uzasadnione żądanie, udostępni eksporty konfiguracji niezbędne do dalszego działania rozwiązania przez Klienta; Usługodawca może zachować kopie w zakresie wymaganym przez prawo lub do celów kopii zapasowych, z zachowaniem poufności. Ponieważ rozwiązanie zwykle działa na własnych kontach i platformach Klienta, po przekazaniu Klient odpowiada za jego dalsze działanie, koszty modeli/API oraz utrzymanie, o ile nie uzgodniono odrębnego wsparcia.
11. Prawo właściwe, zmiany i kontakt
Regulamin podlega prawu polskiemu, a wszelkie spory, których nie uda się rozwiązać polubownie, będą rozstrzygane przez właściwe sądy polskie. Usługodawca może aktualizować Regulamin dla przyszłych zleceń; dla danego zlecenia obowiązuje wersja zaakceptowana wraz z danym SOW, a zmiany nie modyfikują z mocą wsteczną uzgodnionych warunków bez zgody Klienta. Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a strony zastąpią nieważne postanowienie ważnym o zbliżonym celu. We wszelkich pytaniach, zawiadomieniach i żądaniach dotyczących usługi Klient może kontaktować się z Usługodawcą pod adresem cognitra.adm@gmail.com. Niniejszy dokument jest projektem przeznaczonym do weryfikacji przez radcę prawnego Klienta przed podpisaniem.